Platforma Przetargowa – zarządzanie przetargami jeszcze nigdy nie było tak proste

System Przetargowy to łatwo dostępna platforma internetowa oparta na rolach, która pozwala pojedynczym osobom i grupom współpracować przy przygotowaniu ofert oraz pakietów przetargowych. Wspiera on wielopoziomową organizację zadań opartą na łańcuchu akceptacji poszczególnych poziomów, od KAM’a, poprzez Dystrybucję i Menedżera Cen, a kończąc na Dyrektorze Działu lub Firmy. KAM’owie mogą szybko przygotowywać dopasowane oferty w odpowiedzi na wymagania klientów i budować repozytorium wiedzy, aby w przyszłości zwiększyć współczynnik wygranych przetargów.
 
Platforma przetargowa jest eleganckim, jak również potężnym narzędziem wspierającym tworzenie ofert bazującym na rzeczywistym BI oraz usprawniającym procesy wewnętrzne, aby w szybki i łatwy spoób móc przygotowywać konkurencyjne oferty z najwyższym prawdopodobieństwem sukcesu w wyznaczonych terminach.
 
Moduł ten jest dostarczany w usłudze SaaS (software as a service) poprzez strony www. Jest nowoczesny, posiada responsywny wygląd, dzięki czemu jest dostępny na każde urządzenie jakie w danej chwili preferuje użytkownik: PC/laptop, tablet lub smartphone.
 
Platforma umożliwia wygodny sposób przelądania ofert i możliwość szybkiego ich akceptopwania, nawet podczas podróży służbowej.

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

Cztery Poziomy Akceptacji, aby mieć pełną kontrolę nad całym procesem

1) Key Account Manager (KAM)

Rola przypisana użytkownikowi, tworzącemu oferty i pakiety przetargowe, które zostaną wysłane do podmiotu ogłaszającego przetarg. KAM jest odpowiedzialny za wprowadzanie wszystkich wymaganych informacji powiązanych z przygotowaniem ofert, w celu wysłania ich następnie do akceptacji osób z innych wymaganych poziomów. Podczas przygotowywania ofert, KAM może wprowadzić szereg istotnych informacji, włączając w to oferty konkurencji. System daje KAM’owi również możliwość wprowadzenia danych po przetragowych, m.in. kto wygrał przetarg i po jakiej cenie.

2) Supply Chain Manager (SCM)

Rola przypisana użytkownikowi, który będzie sprawdzał oferty i upewniał się, że posiadane na stanie ilości danego produktu są w stanie sprostać wymaganiom. Rola ta, pozwala użytkownikowi sprawdzanie ofert tylko dla produktów, co do których KAM nie ma pewności, czy będą dostępne w wymaganym terminie. SCM nie może modyfikować zawartości oferty, może jedynie zatwierdzić, że firma jest w stanie wypełnić wymagania oferty w zakresie terminu i ilości oferowaneych produktów.

3) Pricing Manager (PM)

Rola przypisana użytkownikowi, którego zadaniem będzie upewnienie się, że zaproponowana cena nie będzie miała negatywnego wpływu na inne rynki i ogólnie jest akceptowalna przez firmę. Rola ta tylko zezwala na sprawdzenie ofert cenowych poszczególnych produktów zawartych w przetargu i powiedzenie “tak” lub “nie”, czy cena jest do zaakceptowania. W przypadku odrzucenia propozycji cenowej, oferta wraca do KAM’a celem jej korekty. PM nie może modyfikować zawartości oferty, a jedynie akcpetuje w imieniu firmy warunki cenowe oferty dla poszczególnych jej produktów.

4) General Manager (GM)

Rola przypisana użytkownikowi, który daje końcową autoryzację oferty dla lokalnego rynku, upewniając się, że spełnia wszystkie komercyjne wymogi firmy. Rola GM to podjęcie decyzji “tak” lub “nie” dla akceptacji przetargu i możliwości jego wysłania. Osoba ta może sprawdzić wszystkie warunki oferowanych produktów włączając w to Łączny Zysk Netto czy Marże. GM musi również zaakceptować przetarg jako całość, zanim zostanie on wysłany do klienta. Podczas, gdy GM może zobaczyć wszystkie przetargi “w trakcie”, jego dashboard’y wskazują mu, na któych z nich musi się skoncetrować i wydać ostateczną decyzję.

Dlaczego Warto Używać Platformy Przetargowej?

Dzięki Platformie Przetargowej ogromna ilość informacji, w skład w których wchodzą poprzednie przetargi, wygrane oferty, powody wygrania i przegrania, jak również wgrane dokumenty, natychmiast jest dostępna zarówno w formie podglądu jak i raportów i co najważniejsze, również w formie przejrzystych i czytelnych analiz BI. Jako że z każdą wprowadzoną informacją system uczy się, jest w stanie podpowiedzieć menedżerowi historię ofert dotyczących każdego sprzedanego produktu, jego wygraną i przegraną cenę, produkty konkurencji i ich ceny oraz prawdopodobnieństwo wygranie bazując na obecnej ofercie cenowej.
 
Dodatkowo, system umożliwia użycie zarówno aktualnych jaki i przyszłych kosztów wytworzenia produktu, aby móc w precyzyjny sposób określić całkowity zysk netto, poziom marży, wartość rocznej sprzedaży i kar, pośród innych informacji, które są niezbędne KAM’owi w celu skomponowania oferty doskonałej.

Główne korzyści płynące z posiadania Platformy Przetargowej

Dokładna i kompletna wymiana informacji: Platforma Przetargowa umożliwia kluczowym osobom zaangażowanym w proces tworzenie, akceptowanie i wysyłanie ofert przetargowych. Bezproblemowa współpraca w bezpiecznym online’owym środowisku zapewnia, że istotne i wrażliwe dane są przesyłane szybko i wygodnie bez ryzyka i niedogodności związanych z mailami, czy arkuszami kalkulacyjnymi. Najlepszym z tego jest to, że KAM’owie, korzystając z systemu, budują przekrojowy profil klienta na temat każdego produktu, zawierając w tym informację na temat konkurencji i ich cen.

Szybki process akceptacji: Platforma Przetargowa w sposób drastyczny redukuje ilość czasu, który normalnie jest potrzebny, aby zdobyć akceptację wszystkich wymaganych poziomów (Supply Chain, Pricing Manager, General Manager) dla oferty przetargowej, poprzez danie menedżerom wygodnego i łatwego sposobu na przejrzenie zgłoszeń z wysokim i pilnym priorytetem, nawet na ich telefonach komórkowych. Dzięki możliwości obliczenia zyskowności i marży, menedżerowie mogą odpowiednio priorytetyzować oferty według ich relatywnej wartości w stosunku do innych projektów.

Możliwość budowania i wykorzystania Business Intelligence: Platforma Przetargowa pozwala osobom zaangażowanym w proces  na tworzenie i przeglądanie ofert z wyraźnym skupieniem się na idealnej równowadze pomiędzy zyskownością, a prawdopodobieństwem sukcesu, opartym zarówno na danych historycznych jak i poziomie konkurencji. Po ogłoszeniu wyników każdego z przetargów, KAM’owie są w stanie wprowadzać ważne poprzetargowe dane, takie jak: zwycięska cena, zwycięska firma oraz inne przydatne informacje, które spowodują optymalizację przyszłych ofert. 

Możliwość wgrywania i przetrzymywania ważnych dokumentów: Platforma Przetargowa daje możliwość przetrzymywania ważnych dokumentów, powiązanych z danym przetargiem, dla przyszłego użycia ich na przykład w celu kontroli i zgodności.