Inception Windows Client
Inception winclient jest najbardziej zaawansowaną wersją systemu Inception CRM, pozwalającą na bieżąco monitorować każdy aspekt pracy przedstawiciela handlowego.
To potężne narzędzie posiadające szereg kluczowych modułów, by sprostać potrzebom pracy Przedstawicieli Medycznych, Regionalnych Kierowników Sprzedaży, KAMów oraz osób nadzorujących ich pracę w biurze. Mimo swojej zaawansowanej funkcjonalności system przez cały czas pozostaje intuicyjny i łatwy w użyciu dla każdego rodzaju użytkownika. Każdy z użytkowników ma dostęp tylko do swojego terytorium i informacji z nim związanych. Unikalną funkcjonalnością wersji na platformę windows jest to, iż oferuje ona różne poziomy dostępu zależne od stanowiska w firmie zalogowanego użytkownika. Podczas gdy przedstawiciel widzi tylko swoje terytorium i może zarządzać planem tylko swojej pracy, to jego przełożony ma kontrolę nad całym jego terenem i wszystkimi przedstawicielami do niego przypisanymi. Oznacza to, że z poziomu swojej aplikacji jest w stanie w łatwy sposób kontrolować plan pracy swoich przedstawicieli, ich grupy targetowe, wydatki, umowy, czy też wyniki sprzedaży. Podążając dalej, osoby zarządzające firmą z poziomu biura, mogą na bieżąco monitorować za pomocą aplikacji pracę poszczególnych działów lub całej firmy w zależności od nadanych uprawnień.
Na komputerze użytkownika jest instalowana lokalna baza danych wraz z aplikacją. Praca odbywa się w trybie offline i nie wymaga połączenia internetowego do bieżącej pracy. Wymiana danych z serwerem odbywa się poprzez synchronizację z serwerem zainicjowaną przez użytkownika lub na życzenie klienta może odbywać się automatycznie w tle co określony odstęp czasu.
Moduły dostępne w ramach platformy Inception Windows Client
Strona główna + Dashboard’y
Główne cechy:
- Graficzne KPI, pozwalające w prosty sposób śledzić każdemu Przedstawicielowi kluczowe wskaźniki przy każdorazowym uruchomieniu aplikacji (np. średnia dzienna liczba wizyt, liczba lekarzy odwiedzanych w targecie/poza, częstotliwość do wybranych specjalizacji, realizacje planów)
- Podgląd zaplanowanych aktywności w dniu dzisiejszym i jutrzejszym
- Możliwość wysyłania konkretnym osobom bądź grupie osób (po linii, BU, typie osoby) informacji, która pojawia się na stronie głównej po zalogowaniu
- Okno ze skrótami do innych serwisów webowych tj. raporty web, elearning, instrukcje, itd.
Grupa Targetowa
Główne cechy:
- Możliwość odseparowania grupy kluczowych klientów, którzy następnie są wyświetlani po kliknięciu specjalnego przycisku
- Opcja targetowa jest w szczególny sposób monitorowana, PM widzi jaka jest częstotliwość odwiedzin w trakcie danego cyklu, ile dni minęło od ostatniej wizyty oraz poprzez system kolorów aplikacja sugeruje użytkownikowi, kiedy należy zaplanować kolejną wizytę u lekarza
- Opcja zaawansowanego wyszukiwania po profilach z możliwością podania kilku kryteriów oraz wyboru czy wynik ma być pozytywny, gdy wszystkie warunki są spełnione lub tylko jeden z nich
- Możliwość zamrożenia grupy targetowej tak, aby nie można było w niej wprowadzać zmian w trakcie trwania cyklu
Wyszukiwanie
Główne cechy:
- Opcja podstawowego wyszukiwania, gdzie przedstawiciel może przeglądać bazę osób/instytucji po nazwie/ulicy/mieście/cegle/rodzaju osoby-instytucji/specjalizacji
- Możliwość podglądania, kto z przedstawicieli innych linii/bu odwiedza tego samego lekarza
- Opcja zaawansowanego wyszukiwania po dacie wizyty, częstotliwości odwiedzania przez właściciela bazy lub wszystkich pracowników pracujących na danym terenie
- Opcja zaawansowanego wyszukiwania po profilach, z możliwością podania kilku kryteriów oraz wyboru, czy wynik ma być pozytywny, gdy wszystkie warunki są spełnione lub tylko jeden z nich
- Możliwość wyszukiwania osoby po godzinie, w której przyjmuje
- Możliwość podejrzenia, czy dany lekarz znajduje się w targecie innego przedstawiciela z naszej firmy
- Każda osoba/instytucja ma kartę, w której można przeglądać wszystkie szczegóły jej dotyczące tj.: kiedy odbywały się wizyty i jak PM odpowiadali na pytania, czy lekarz/apteka jest w grupie targetowej, ile było wizyt w każdym miesiącu, ile zostało wydanych próbek w każdym miesiącu, wszystkie miejsca pracy, kiedy była ostatnia wizyta oraz czy jest zaplanowana wizyta w przyszłości
Planer
Główne cechy:
- Możliwość planowania różnego rodzaju aktywności, począwszy od wizyty lekarskiej i aptecznej, poprzez dowolne aktywności podane przez klienta tj. urlopy, dni wolne, białe soboty, prezentacje, spotkania cykliczne
- Do każdego rodzaju aktywności możliwe jest podpięcie raportu z aktywności, gdzie system zadaje dodatkowe pytania podane wcześniej przez szefa działu
- Przy wypełnianiu raportu z wizyty możliwe jest zadawanie pytań otwartych, jednokrotnego oraz wielokrotnego wyboru lub udzielanie odpowiedzi liczbowych
- Możliwość widoku dziennego/tygodniowego/miesięcznego, dzięki czemu PM ma możliwość analizować swoje aktywności w szerokiej perspektywie
- Możliwość widoku mapy i wygenerowania trasy podróży danego dnia
- Kierownik Regionalny ma możliwość podejrzenia w swoim planerze aktywności swoich PM
- Możliwość importu zaplanowanych aktywności bezpośrednio do kalendarza w Outlooku
- Możliwość uruchamiania raportów z wizyty w formie prezentacji CLM
- Możliwość wprowadzania aktywności wymagających specjalnego trybu akceptacji, np. urlopów, które muszą zostać zaakceptowane lub odrzucone przez przełożonego
Dane Sprzedażowe
Główne cechy:
- Funkcja pozwalająca kontrolować i monitorować wielkość sprzedaży, wg danych sprzedażowych dostarczonych przez klienta, które następnie można przeglądać na poziomie cegły, produktu lub nawet konkretnej dawki
- Dodatkowo, możliwe jest generowanie graficznych wykresów lub tabel przestawnych prezentujących analizowane dane, które później w łatwy sposób można zapisać do pliku graficznego i użyć np. w prezentacji
- Na rynku polskim, dodatkowo istnieje możliwość podłączenia dodatkowych zewnętrznych danych sprzedażowych, dzięki czemu dodatkowo PM/RKP może analizować wielkość udzielonych rabatów lub wszelkiego innego rodzaju danych sprzedażowych jak ex factory, itd
Dziennik Finansowy
Główne cechy:
- W zależności od wymagań klienta moduł ten może być prosty i analizować jedynie wysokość wydatków w obrębie określonego rodzaju wydatków lub też przetwarzać wszystkie dane, aby móc później automatycznie importować je bezpośrednio do systemu księgowego, tj. np. SAP
- Możliwość kontrolowania budżetu (po typie aktywności lub/i po produkcie)
- Możliwość śledzenia wysokości kosztów w rozbiciu na centra produktowe i osobowe
- Analizy po miesiącach i kwartałach
- System pozwala wprowadzić odpowiednią ścieżkę akceptacji wydatków np. PM->RKP->Księgowa
Magazyn
Główne cechy:
- Moduł służący głównie do wydawania próbek. System ma zainicjowany pakiet zabezpieczeń, aby więcej niż 5 próbek nie zostało wydane jednemu lekarzowi w ciągu roku
- System przechowuje istotne informacje niezbędne do zgodności z ustawą: tj. produkt, dawka, data ważności, seria
- System pozwala nadawać role, dzięki temu do systemu próbkowego można wyznaczyć administratora, osobę rozdzielającą próbki na PM, itd.
- W module tym można również śledzić wydawanie innych wartościowych podarunków tj. książki
- System automatycznie generuje statystyki z informacją, ile próbek zostało wydane, jakim lekarzom i w jakich miesiącach oraz jaka ilość próbek jest jeszcze na stanie
Umowy
Główne cechy:
- Możliwość generowania w systemie różnego rodzaju umów podpisywanych z klientem. Użytkownik wprowadza odpowiednie dane w formularzu, po czym system generuje odpowiedni dokument na formatce firmowej, która została wcześniej ustalona. Dokument jest generowany w formie PDF’a, tak by nie można było w nim nic zmieniać
- Możliwość wprowadzenia bardzo skomplikowanego workflow związanego z systemem akceptacji umowy. W systemie użytkownik może na bieżąco śledzić, w której fazie jest umowa (np. czy została podpisana przez odpowiednią osobę lub czy została wypłacona należność klientowi)
- Zaawansowane metody wyszukiwania umów po: Numerze Umowy, Linii, Wnioskodawcy, Kontrahencie, Dacie Podpisu, Rodzaju Umowy czy jej Statusie
Zarządzanie Terytorium
Główne cechy:
- Moduł pozwalający ustawić skomplikowane wskaźniki KPI na podstawie wypełnionych profili lub innych danych powiązanych z klientem. Jako przykład można podać automatyczne wskazanie przez system potencjału klienta poprzez analizę ilości pacjentów czy ilości wypisywanych recept na konkretną molekułę. System ten może również na bieżąco analizować takie parametry jak: wielkość wydatków, realizację planów czy wywiązywanie się z określonej częstotliwości odwiedzin wybranych specjalizacji, skupiając wszystkie te dane w jednym miejscu
Zamówienia
Główne cechy:
- W module zamówień można wprowadzać zamówienia apteczne podając informację o liczbie zamówionych opakowań i ewentualnym udzielonym rabacie lub liczbie darmowych opakowań oraz wskazanie jednego lub dwóch dystrybutorów, przez których zamówienie będzie realizowane
- W systemie można konfigurować kilka pakietów, gdzie wielkość rabatu lub darmowych próbek będzie automatycznie uzależniona od wielkości zamówienia
- Administrator tego modułu w biurze może zmieniać statusy zamówień, dzięki czemu użytkownik ma informację, które z nich zostały zrealizowane, wstrzymane lub anulowane
- Zaawansowane metody wyszukiwania zamówień po: Aptece, Osobie Zamawiającej, Statusie, Okresie, Pakiecie, Dystrybutorze czy Produkcie
Flota
Główne cechy:
- Moduł przetwarzający zaawansowane informacje związane z flotą samochodową
- Pozwala śledzić kartę pojazdu, czyli informację ile kilometrów przejechał każdy z użytkowników danego dnia, jak to się przekłada na koszty, jaka część z przejechanych kilometrów była do jazd prywatnych
- Zaawansowane analizy pozwalające ocenić czy PM nie za często tankuje auto, znając średnie spalania danego modelu, lub czy nie tankuje ponad pojemność katalogową baku. Dane również można powiązać z planerem użytkownika i kontrolować, czy nie tankuje w trakcie urlopu lub zwolnienia lekarskiego
Narzędzia HR
Główne cechy:
- Moduł pozwalający przetrzymywać dodatkowe informacje dotyczące każdej osoby. Mogą to być dane osobowe takie jak: data urodzenia, adres zamieszkania/korespondencyjny, stan cywilny, informacja o wydanym sprzęcie, dane o numerach seryjnych sprzętów itp. Ogólnie można moduł ten potraktować jako rozwiązanie administracyjne
Close Loop Marketing (CLM)
Główne cechy:
- Pozwala zwiększyć czas kontaktu z ważnym klientem
- Zamienia standardową wizytę w interaktywne doświadczenie
- Pozwala uzyskać natychmiastową informację zwrotną z każdej wizyty, do ostatniego szczegółu
- Zamienia “nudną” informację i bezwzrokowe dane na nowoczesny wizualny poradnik
- Z pomocą prezentacji dowiesz się bezpośrednio od klienta o jego preferencjach i potrzebach
- Pokazując prezentację jednocześnie wykonujesz raport z wizyty
Web Reports
Główne cechy:
- Dzięki dostępowi przez stronę internetową menadżerowie są w stanie zawsze na bieżąco analizować wyniki swoich przedstawicieli
- Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym
- Raporty mogą być szczegółowe w formie Excela lub poglądowe zwracające uwagi na kluczowe wskaźniki KPI w formie dashboardów
- Możliwość definiowania dostępów i widoczności szczegółów w zależności od stanowiska i działu
Narzędzie do aktualizacji bazy
Główne cechy:
- Pozwala na szybkie i łatwe tworzenie zgłoszenia dodania nowego klienta lub instytucji do istniejącej bazy danych lub wnioskowanie o modyfikację istniejących już danych
- Możliwość podglądania na jakim etapie przetwarzania znajduje sie stworzony przez nas wniosek wraz z jego końcowym statusem
- Wnioski mogą być przetwarzane przez wyznaczoną uprawioną do tego osobę w biurze klienta lub wysyłane do właściciela bazy danych z określoną wcześniej częstotliwością